Signataires attendus : suivez qui n'a pas encore confirmé la lecture

Diffuser un document à 50 personnes, c'est facile. Savoir lesquelles ont confirmé leur lecture, c'est une autre histoire. Avec la fonctionnalité Expected Signers d'Ackify, vous gardez le contrôle.

Le problème du suivi de conformité

Vous publiez une nouvelle politique de sécurité. Vous envoyez le lien à toute l'équipe. Et ensuite ?

• Qui a confirmé ?
• Qui ne l'a pas encore fait ?
• Comment relancer les retardataires ?
• Comment savoir quand tout le monde a signé ?

Sans système de suivi, vous naviguez à l'aveugle.

La solution : Expected Signers

La fonctionnalité Expected Signers permet de définir à l'avance la liste des personnes devant confirmer un document.

Comment ça marche

1. Définir les signataires attendus : uploadez une liste d'emails ou sélectionnez un groupe
2. Diffuser le document : envoyez le lien de confirmation
3. Suivre en temps réel : visualisez qui a signé vs qui manque
4. Relancer : envoyez des rappels ciblés aux retardataires
5. Clôturer : exportez le rapport final une fois 100% atteint

Interface de suivi

Le tableau de bord affiche :

Statut	Nom	Email	Date signature
✅	Jean Dupont	jean.dupont@acme.com	2025-11-05 10:32
✅	Marie Martin	marie.martin@acme.com	2025-11-05 11:15
⏳	Pierre Durant	pierre.durant@acme.com	-
⏳	Sophie Leroy	sophie.leroy@acme.com	-

Progression : 50% (2/4)

Cas d'usage

Nouvelle charte informatique

Le DSI publie une nouvelle charte. Tous les collaborateurs (150 personnes) doivent la confirmer sous 2 semaines.

Workflow :

1. Import de la liste des 150 emails depuis le SIRH
2. Envoi du lien avec deadline
3. Suivi quotidien : J+3 → 80 confirmations
4. Relance automatique des 70 manquants
5. J+10 → 145 confirmations
6. Relance manuelle des 5 derniers
7. J+14 → 100% ✅

Mise à jour RGPD sectorielle

Le DPO met à jour les procédures pour l'équipe commerciale (25 personnes).

Workflow :

1. Définition des 25 expected signers
2. Envoi ciblé à l'équipe
3. Suivi par le DPO
4. Rapport exporté pour le registre de conformité

Formation obligatoire

Les RH diffusent le support d'une formation sécurité. 100% de l'effectif doit confirmer.

Workflow :

1. Import de l'effectif complet
2. Campagne avec deadline
3. Managers responsables du suivi de leur équipe
4. Escalade des non-confirmations à J+7
5. Clôture avec rapport complet

Fonctionnalités associées

Rappels par email

Ackify envoie automatiquement des rappels aux personnes n'ayant pas confirmé. Fréquence configurable (quotidien, hebdomadaire).

Deadline de campagne

Définissez une date limite. Après cette date, le document reste accessible mais est marqué "hors délai".

Export CSV/JSON

Téléchargez la liste complète : signataires, dates, statuts. Prêt pour l'audit.

Badge de progression

Intégrez un indicateur visuel dans vos pages internes :

<img src="https://ackify.acme.com/status.png?doc=charte-2025&progress=true" />

Affiche : "Charte 2025 — 145/150 signatures"

API pour intégration

# Liste des expected signers
GET /api/documents/{doc_id}/expected

# Ajouter un signataire attendu
POST /api/documents/{doc_id}/expected
{ "email": "nouveau@acme.com" }

# Statut de progression
GET /api/documents/{doc_id}/progress
# → { "total": 150, "signed": 145, "pending": 5 }

Bonnes pratiques

1. Définissez les expected signers avant l'envoi : pour un suivi propre dès le départ
2. Utilisez des groupes : équipe, département, ou import SIRH
3. Communiquez la deadline : urgence claire = meilleur taux
4. Relancez tôt : un rappel à J+3 est plus efficace qu'à J+13
5. Impliquez les managers : responsabilisation de proximité

Conclusion

Le suivi des confirmations est aussi important que la diffusion elle-même. Avec Expected Signers, vous savez exactement où en est chaque campagne.

Ackify vous donne les outils pour piloter votre conformité documentaire avec précision.

➡️ Essayez Ackify — le suivi de confirmation, en temps réel.